Webinar "Zeitfresser Meetings: Erfolgreicher online meeten"
Ein Bericht
Wer kennt das nicht?: Frustriert über die Mal wieder endlosen Diskussionen sitzt man in einem Meeting und stellt sich unweigerlich die Frage, ob man die Zeit nicht hätte sinnvoller gestalten können. Online Meetings übertreffen in dieser Hinsicht ihre klassischen Vorgänger sogar noch. Diesen Schluss legen zumindest die Erfahrungen der Teilnehmer nahe, mit denen ich gemeinsam in Nina Höllingers Webinar über den Zeitfresser "Online-Meetings" zugeschaltet war.
Nina Höllinger, selbstständige Kommunikationsexpertin und Kursleiterin, unter anderem an der Universität Graz, trifft mit Ihrem Thema also einen Nerv. Ihr Webinar verspricht konstruktive Auswege aus der Misere.... Die Referentin begann sogleich "den Stier bei den Hörnern zu packen" und besprach nacheinander die Themenfelder: „Ziele formulieren“, „Agenda“, „Auswahl der Teilnehmer“, „Motivation und Moderation“ sowie „Tipps & Tricks für verbindliche Absprachen“ in den insgesamt 60 Minuten andauernden Webinar.
Folgende Erkenntnisse hielt Frau Höllinger hierzu fest:
1) Ziele formulieren:
Hier gilt es, realistische Ziele zu setzen. Jedes Meetings brauche ein konkretes Ziel, so unsere Referentin.
2) Agenda:
Laut Frau Höllinger solle im Voraus eine Agenda an alle Teilnehmer verschickt werden. Dadurch seien alle Online-Meeting Teilnehmer in der Lage, sich rechtzeitig auf ein Online-Meeting vorzubereiten und gegebenenfalls wichtige, noch fehlende Themen hinzuzufügen. Zudem ist eine Agenda eine gute Voraussetzung, um eine umsetzbare Zeitplanung abzustecken, indem für jeden Programmpunkt ein Zeitfenster gesetzt wird.
3) Auswahl der Teilnehmer:
Hier kommt gemäß Nina Höllinger folgender Grundsatz zum Tragen: So wenige Teilnehmer wie möglich und so viele wie nötig sollten an einem Online-Meeting mitwirken. Ohne räumliche Beschränkung sei die Verlockung groß, zu viele Teilnehmer einzuladen. Klar sein muss, so die Referentin, dass ein Meeting ohne Teilnehmer mit Entscheidungsbefugnissen gar nicht erst stattfinden sollte.
In diesem Fall solle das Meeting lieber abgesagt und ein anderer Termin zugesichert werden, wo die VIP´s - so die Bezeichnung der Teilnehmer mit Entscheidungskompetenz nach Frau Höllinger - an dem geplanten Online-Meeting teilhaben können.
4) Motivation und Moderation:
Der Moderation komme laut Nina Höllinger genauso ein wichtiger Stellenwert zu: eine motivierte Moderation regt die Teilnehmer an, aktiv am Online-Meeting mitzuwirken. Dies alles wird im idealen Falle unterstützt von einer aktiven Bildschirmübertragung.
5) Tipps &Tricks für verbindliche Absprachen:
Grundsätzlich gilt es, Deadlines zu benennen und einzuhalten, To Do´s zu erledigen sowie erfolgskritische Aufgaben für das Gelingen gemeinsamer Projekte und Abläufe mit ein paar Tricks effektiver zu gestalten. In diesem Zuge stellte Nina Höllinger uns
Webinarteilnehmern die Methode einer Abschlussrunde vor, bei der die Teilnehmer die eigenen To-Do´s und deren Deadlines einzeln vortragen.
Durch diese teilnehmerbezogene Vorstellung der eigenen To Do´s und Abgabefristen im Rahmen eines Online-Meetings, so Höllinger, können Missverständnisse verhindert und Verbindlichkeit geschaffen werden.
Wer sich gut vorbereitet, sowohl als Teilnehmer als auch als Leader, wird ein erfolgreicheres Online-Meeting erleben. Eine ansprechende Bildschirmpräsentation, aber auch die sichtbare Anwesenheit der Teilnehmer durch die Nutzung der Webcam schafft eine persönlichere und offene Atmosphäre.
Darüber hinaus ermöglicht das Verwenden einer Chatfunktion, in Fragen und Anmerkungen Struktur zu bringen und diese dementsprechend geordnet zu diskutieren. Gleichzeitig, betont Nina Höllinger, sei es hilfreich, im Nachgang Gesprächs-/ Diskussionsergebnisse oder eine Aufzeichnung des Online-Meetings an Teilnehmer und Betroffene zu verschicken, um später noch einmal darauf zurückgreifen zu können.
►► Fazit:
Die Referentin Nina Höllinger hat in Ihrem Webinar nicht nur potenzielle Fallen und Stolpersteine, sondern auch konkrete Ansätze sowie Verbesserungsvorschläge in Bezug auf die Durchführung von Online-Meetings in anschaulicher Art und Weise aufgezeigt.Zweifelsohne gelten viele der angesprochenen Punkte auch für klassische Meetings, dennoch war die Teilnahme durchaus positiv und erkenntnisreich und lässt unter Berücksichtigung der gewonnenen Tipps auf künftig bessere (Online)-Meetings hoffen.
Vielen Dank hierfür!
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► *vgl. Bradford D. Smart, Training and Development Journal
